Wstęp do systemu CrunchTime

SPIS TREŚCI

• Co, gdzie znajdziesz?
• Logowanie
• Zakładki
• Komunikaty na pulpicie

Co, gdzie znajdziesz?

Początek naszej przygody zacznijmy od tego, czym właściwie jest Crunchtime (CT), pieszczotliwie przez jego wielbicieli zwany też Chrupkiem. W dużym uproszczeniu jest to zewnętrzna platforma służąca do kontroli i edycji stanów magazynowych na podstawie zamówień, rzeczywistego zużycia i strat. Po co nam to wszystko? Aby uprościć sobie życie.

Przy pomocy CT możemy sprawdzić bieżący stan zapasów w naszej kawiarni, składać i edytować zamówienia korzystając przy tym z aktualnej ilości dostępnej w kawiarni, wpisywać straty, transferować produkty, robić inwentaryzację etc. - a to wszystko przy pomocy jednej strony czy aplikacji w telefonie, tablecie lub na komputerze.

Ale jak zacząć? Crunchtime dla naszych kawiarni możemy znaleźć pod dwoma linkami: Net-chef lub OKTA, w zależności od tego, czy planujesz zalogować się przez konto kawiarni czy swoje prywatne. Istnieją też osobne aplikacje przeznaczone bezpośrednio do składania i przyjmowania zamówień - Reconciler, oraz do robienia inwentaryzacji – Counter. O tym, czym różnią się konta prywatne i kawiarniane oraz w jaki sposób zalogować się na te konta czy portale znajdziesz w punkcie Logowanie.

Logowanie

Do Cruntime można zalogować się na dwa sposoby: używając dedykowanego konta kawiarni albo konta prywatnego połączonego z OKTA. Każda kawiarnia powinna posiadać login i hasło, które udostępnia np. supportom z innych kawiarni. Do pracy codziennej powinno się używać kodów indywidualnych.

Aby zalogować się na konto kawiarniane wejdź na: https://cng.net-chef.com i wpisz dane swojej kawiarni.

Aby zalogować się na konto indywidualne należy zalogować się bezpośrednio przez OKTA. Można to zrobić przez przeglądarkę wpisując https://caffenero.okta.com albo z poziomu aplikacji OKTA. Po wejściu na stronę pokaże się pulpit logowania:

Na koncie indywidualnym mamy do wyboru więcej aplikacji, wybieramy Crunchtime:

Konto indywidualne pozwala zidentyfikować użytkownika, który uzgadniał zamówienie, wpisywał korektę magazynową albo dokonywał transferu.

Aby poprawnie zalogować się do aplikacji Reconciler wpisz w Net-Chef URL: cng.net-chef.com, upewnij się, że adres jest poprawny.

Jeśli logujesz się do aplikacji na konto indywidualne włącz Single Sign-On. W przypadku logowania na konto kawiarniane Single Sign-On powinno być wyłączone.

Kolejnym krokiem będzie zalogowanie się przez pulpit logowania OKTA. Zostaniesz tam przeniesiony automatycznie. Wpisz login i hasło, którymi logujesz się do OKTA:

W analogiczny sposób można zalogować się do aplikacji Counter.

Podczas pierwszego logowania klikamy ikonę w prawym dolnym rogu.

Należy upewnić się, że opcja Single Sing-On jest włączona w przypadku logowania się na konto prywatne.

Kolejnym krokiem jest wpisane nazwy użytkownika i hasła do OKTA i zalogowanie się.

Zakładki

Hura, udało się nam zalogować! Ale co dalej? To zależy, co masz zamiar zrobić. W tym punkcie przejdziemy sobie w skrócie po wszystkich zakładkach i co możesz tam znaleźć. Zacznijmy od spojrzenia w prawy górny róg.

Upewnisz się tutaj na jaki typ konta jesteś zalogowany oraz do której kawiarni masz dostęp (lub zmienić kawiarnię, gdy posiadasz dostęp do więcej niż jednej). Przydatne może również okazać się narzędzie lupki, dzięki której możemy odnaleźć interesującą nas temat po nazwie.

Pierwszą z zakładek, na którą lądujemy po zalogowaniu jest Pulpit. Co dokładnie się tutaj dzieje i co oznaczają te komunikaty znajdziesz w części Komunikaty na Pulpicie.

Przechodzimy do zakładki Zakupy, jak sama nazwa wskazuje, znajdziesz tu wszystko, co związane jest z naszymi dostawami. Pod przyciskiem Przegląd Zakupów znajduje się podgląd wydatków z ostatniego miesiąca i najczęściej wykorzystywani dostawcy, raczej jest to rzadko używana zakładka. Jedną z dwóch najczęściej używanych zakładek jest Utwórz zamówienie dostawcy, po kliknięciu którego, pokazuje się nam okienko rozpoczynające proces składania zamówienia. Ostatnie zamówienia dostawców zaprowadzi nas natomiast do części, w której będziemy mogli przyjąć dostawę lub ją edytować. Pod częścią Wyświetl profile dostawców znajdziesz harmonogram dostaw dla każdego z dostawców, czyli dni i godziny, w których zaplanowane są dostawy. Zakładka Raporty jest odnośnikiem do zakładki zbiorczej, więcej o niej poniżej.

Przechodząc dalej do zakładki Magazyn natkniemy się najpierw na Przegląd magazynu. Znajdziemy tam zbiorcze informacje o wszystkim, co związane jest ze stanem magazynowym. W Utwórz/Przeglądaj magazyn możemy wprowadzić lub edytować inwentaryzację przed zaksięgowaniem jej oraz podsumowania cotygodniowych okresów inwentaryzacyjnych. Następne dwie zakładki, czyli Stwórz transfer oraz Ostatnie transfery pozwolą nam utworzyć przekazanie produktów do innej kawiarni oraz sprawdzić wystawione już transfery i zaakceptować te, które są jeszcze w tranzycie. Zakładki Utwórz korektę magazynową i Wyświetl ostatnie korekty służą do obsługi strat. Możemy tam wprowadzać nowe korekty magazynowe czy sprawdzać już istniejące pod kątem poprawności i szukania błędów w okresie inwentaryzacyjnym. Pod Konfiguracja magazynu możemy uporządkować swój Crunchtime’owy magazyn i przypisać produktom odpowiednie kategorie i miejsca przechowywania.

Krótko o zakładce Sprzedaż, przechodząc do Przeglądu sprzedaży możemy zerknąć na wyniki obecnego tygodnia w porównaniu do wyników sprzed roku (kwoty tu podane są kwotami netto).

Zakładka Produkcja dotyczy jedynie kawiarni przygotowujących bagietki dla innych kawiarni. Oprócz podsumowania produkcji pod Przegląd produkcji mamy też możliwość stworzenia produkcji. W Utwórz codzienne przygotowanie uzupełniamy spis kanapek, które następnie transferuje się na kawiarnie docelową. W Ostatnie codzienne przygotowanie można zobaczyć ostatnie wytransferowane produkcje.

Przechodzimy do zbiorczej zakładki Raporty, o której wspomniałem wcześniej. Klikając Przegląd raportów przeniesiemy się do centrum podglądu wszystkich możliwych zestawień z kawiarni. Co tu znajdziemy? Dziennik zakupów zawiera listę wszystkich zakupów uzgodnionych w danym okresie wraz z dostawcą, numerem faktury i jej kwotą.

Raport Koszt rzeczywisty/teoretyczny pokazuje różnice pomiędzy manualowym (teoretycznym) zejściem produktów z kawiarni a ich faktycznym stanem (rzeczywistym) w wybranym okresie rozliczeniowym. W Podsumowanie korekty znajdziemy sumę korekt i transferów wybranego produktu. Pozwala to lepiej przyjrzeć się stratom jednego, wybranego produktu i co się z nim działo. Jeżeli chcemy jeszcze bardziej zgłębić losy produktu, wybierzmy zakładkę Dziennik rezerwacji. Przedstawia on wszystkie transakcje z udziałem produktu we wszystkich miejscach przechowywania. Aktualny stan magazynu pozwala nam zorientować się, co aktualnie (według systemu) znajduje się w kawiarni. W Codzienne zliczenia zapasów możemy sprawdzić stan magazynu w wybranym dniu. Zakładka Posumowanie stanu magazynu najbardziej użyteczna będzie przy analizowaniu inwentaryzacji, pozwoli nam ona podejrzeć stany teoretyczne i rzeczywiste oraz odchylenia na każdym z produktów pod koniec okresu księgowego.

Mix sprzedaży pokazuje nam transakcje z udziałem produktu w wybranym okresie, co pozwala nam śledzić jego wyjścia z kawiarni i np. ocenić, ile kawałków danego ciasta sprzedaliśmy wybranego dnia. W raporcie Podsumowanie transakcji sprzedaży znajdziemy dane sprzedażowe z danego dnia. Zaglądamy tu głównie, by sprawdzić, czy sprzedaż z kas zaciągnęła się nam do systemu.

Raport przygotowania i Raport przygotowań jednodniowych pokazują prowadzone przez nas obecnie produkcje kanapek oraz produkcje, które zostały już wykonane.

W zakładce Administracja znajdziemy Przegląd administracji, czyli podsumowanie stanu magazynowego, zakupów i sprzedaży w kolejnych tygodniach oraz przycisk Zaksięguj magazyn, którym możemy ręcznie zamknąć tydzień, gdy wszystkie zadania z danego tygodnia zostały wykonane.

Komunikaty na pulpicie

Komunikaty na pulpicie informują nas o zadaniach do wykonania. Pomagają uporządkować pracę na zasadzie listy TO DO.

Komunikaty informują nas np. o zbliżającym się terminie dostawy:

Jeśli zamówienie danego dnia nie zostało uzgodnione, taka informacja pojawi się na pulpicie:

W tygodniu przed zbliżającą się inwentaryzacją pojawi się komunikat o konieczności przeprowadzenia inwentaryzacji:

Jeśli transferowaliśmy produkt do innej kawiarni, taka informacja pojawi się na pulpicie:

Jeśli wysłaliśmy żądanie transferu, zainicjowane przez odbiorcę ta informacja będzie wyglądać tak:

Standardem jest inicjowanie transferu przez kawiarnię wysyłającą. W wyjątkowych przypadkach dopuszczalne jest działanie w drugą stronę.