SPIS TREŚCI
- Składanie zamówień
- Tabela produktów na zgrzewki/paczki
- Jak uzgadniać dostawy w Reconcilerze
- Reklamacje
- Korygowanie dostaw
- Dziennik zakupów
Składanie zamówień
Reconciler
Reconciler to aplikacja ułatwiająca nam przyjmowanie dostaw z Muffii, ECG, UniPacka i Coca Coli, jak i składanie zamówień.
Co w niej znajdziemy?
Po zalogowaniu ukazuje się ekran startowy:
Na górze mamy trzy zakładki:
- Oczekiwanie – w niej znajdują się zamówienia, które zostały przez nas złożone i oczekują na WZ od danego dostawcy
- Gotowe – tutaj znajdziemy WZ gotowe do przyjęcia przez nas po otrzymaniu każdej dostawy.
- Ukończono - znajdują się wszystkie przyjęte przez nas WZ z całego tygodnia
Każda z nich ma przypisany kolor. Jeśli zamówienie jest uzgodnione to wyświetla się w kolorze szarym (jak poniżej). Jeśli zamówienie jest gotowe do uzgodnienia to podświetli się na zielono.
Składanie zamówień
Zaczynamy od logowania się na swoje konto poprzez stronę OKTA, NET-CHEF lub Reconciler.
Ważne, aby logować się na swój kod indywidualny, ponieważ każdy KZ ponosi odpowiedzialność za swoją pracę. Robimy to także ze względu na własne bezpieczeństwo, aby na Naszym kodzie nie były przeprowadzane podejrzane operacje.
- Opcja tworzenia zamówienia CT:
Na pulpicie w zadaniach na dziś znajdziesz zadanie “Zamówienie dostawcy - należy zamówić”.
Weryfikujemy dostawcę i datę przewidywalnej dostawy.
2. Opcja tworzenia zamówienia - CT:
Klikamy zakupy >> utwórz zamówienie dostawcy
W obu sposobach tworzenia zamówienia pojawia się następnie tabela:
Wybieramy dostawcę (muffia, eurocash, coca cola, unipack (rzeczy spożywcze)) >> weryfikujemy przewidywaną datę dostawy. Dni konsumpcji nie zmieniamy.
Po kliknięciu “Kontynuuj” otwiera nam się spis produktów, które możemy zamówić u danego dostawcy.
Każdy produkt ma swoją jednostkę pakowania na którą musimy zwrócić uwagę: np. piszingery przyjeżdżają w opakowaniach po 6 szt (wpisując “1” w kolumnie “Ilość” przyjedzie nam 6 piszingerów)
Przy zamawianiu ostatniego produktu warto kliknąć w niebieskie pole, żeby system na pewno załapał zamówienie ostatniego produktu. W momencie, gdy ilości produktów są ustalone, klikamy przycisk “dalej”, który znajdziecie w prawym górnym rogu.
Wyświetli się podsumowanie zamówienia, które należy sprawdzić, ponieważ teraz widzicie spis produktów które zamawiacie.
Jeśli wszystko się zgadza – zatwierdzamy wysłanie zamówienia przyciskiem “prześlij”.
Jeśli chcemy zrobić korektę - możemy się cofnąć przyciskiem “wstecz”, edytować, przejść “dalej”, sprawdzić jeszcze raz i wysłać.
Po wysłaniu zamówienia powinien pojawić się komunikat z informacją “zamówienie zapisano i przesłano” razem z numerem zamówienia dla tej transakcji do użytku w przyszłości. Żeby zamknąć to okienko wystarczy kliknąć przycisk “zakończ”. Przycisk “wyświetl zamówienie do druku” otworzy elektroniczną WZ (zlecenie zakupu).
3. Opcja tworzenia zamówienia - Reconciler
Możemy złożyć zamówienie za pomocą aplikacji Reconciler, używając ikony plusa:
Klikając go przechodzimy do możliwości złożenia zamówienia danego dostawcy:
Tutaj zasada jest ta sama co na przeglądarkowej wersji CrunchTime. Wybieramy danego dostawcę, dzień, kiedy dostawa ma do nas trafić (dni konsumpcji nie zmieniamy) i przechodzimy do składania zamówienia wybierając, ile chcemy zamówić danego produktu.
Przerwa Techniczna
W każdą 3 niedzielę miesiąca w CrunchTime odbywa się przerwa techniczna od godziny 10. Oznacza to, że zamówienia wykonywane w tą niedzielę na następny dzień należy wykonać do godziny 9. Przypomnienie o planowej przerwie technicznej jest wysyłane co miesiąc w informacji operacyjnej.
Deadline edycji zamówienia przed wysłaniem
Dostawy można edytować tylko w konkretnych oknach dostaw:
1. Muffia – zamówienie, jak i edycję możemy wykonać do godziny 10.00, wykonując wymienione kroki:
- Zaloguj się do CT
- Przejdź do zakładki zakupy à ostatnie zamówienia dostawców
- W sekcji AKCJE wybierz polecenie EDYTUJ
- Edytuj ilość zamawianego produktu, wybierz „DALEJ”
- Aby zapisać zamówienie wybierz ikonę DYSKIETKI, a następnie WYŚLIJ PLIK PONOWNIE
- Oczekuj e-maila z aktualizacją zamówienia z Muffii
2. ECG – zamówienie składamy do godziny 13.00, tutaj należy złożyć osobne zamówienie. Jeśli wykonamy edycję, przyjedzie nam pierwotnie składane zamówienie, bez uwzględnienia zmian w ilościach.
3. COCA COLA - zamówienia dla każdej kawiarni są indywidualne – na Pulpicie wyskakują nam okienka dostaw do godz. 15:00.
4. UNIPACK na rzeczy spożywcze - musimy pamiętać o dokładnej weryfikacji daty przewidywalnej dostawy.
Automatycznie system zaznacza dzień składania zamówienia jako dzień przewidywanej dostawy. Czyli, np., chcąc zrobić zamówienie 24.07, system wybierze 24.07 jako datę dostawy. Wystarczy to zmienić 2 kliknięciami. Obok daty będzie ikonka kalendarza. Klikamy, wyświetla się kalendarz, wybieramy potrzebną datę. Done!
Należy pamiętać, że zamówienia są pakowane z wyprzedzeniem, dlatego też edycja powinna odbyć się jak najszybciej po złożeniu zamówienia.
Minimum logistyczne (Cola, ECG)
W przypadku dwóch dostawców obowiązuje nas minimum logistyczne. Oznacza to, że aby zamówienie zostało zrealizowane musi ono przekroczyć odpowiednią wartość/ilość. Jest to odpowiednio:
- 500 zł dla zamówień z ECG
- 3 zgrzewki napojów dla CocaCola
Extra Dostawa
Extra dostawa umożliwia wprowadzenie na stan magazynowy produktów, które nie były ujęte w dostawie. Korzystamy z tej opcji w dwóch przypadkach:
- Jeśli otrzymaliśmy zawieruszony produkt, który nie widnieje na fakturze (ani w aplikacji reconciler) i ostatecznie decydujemy się przyjąć go na stan magazynowy.
- Extra dostawa jako zakup lokalny.
W obydwu przypadkach należy postąpić w podobny sposób. Logujemy się na nasze konto CrunchTime i tworzymy zamówienie:
W przypadku produktów z Muffii wybieramy tegoż dostawcę opisanego jako Muffia Extra Dostawa. Natomiast jeśli kupujemy np. pomidory to należy wybrać dostawcę Extra Dostawa.
Extra dostawa może być przyjęta tylko z datą obecną lub przyszłą. Istotnym jest, aby wszystkie Extra dostawy zostały przyjęte przed inwentaryzacją.
Zamawianie produktów z magazynu logistycznego
Po przeniesieniu zamówień produktów CNV (kawa, kawa retail, kapsułki, frappe powder) z UniPacka do ECG pojawiły się techniczne problemy z ewidencją dostaw tych produktów na WZ przez ECG. Jeśli powyższe produkty zostaną zamówione na jednej WZ razem ze standardowymi produktami ECG, istnieje ryzyko, że na dokumencie dostawy w aplikacji Reconciler dane produkty pokażą się z dostarczoną ilością “0”. Jeśli KZ przyjmujący taką dostawę nie skoryguje ręcznie przyjętej ilości na faktyczną, produkt nie zostanie przyjęty na stan w CrunchTime.
ECG pracuje nad rozwiązaniem tego problemu, w międzyczasie, aby uniknąć występowania problemu zerowych dostaw zaleca się zamawianie produktów CNV za pomocą osobnej dostawy. Zostanie ona dostarczona razem z właściwą dostawą ECG na dany dzień, ale wyświetlą się dwa osobne zamówienia w Dzienniku Zakupów oraz w aplikacji Reconciler.
Składanie zamówień korzystając z raportu mix sprzedaży
Aby lepiej zaplanować nasze zamówienia istnieje możliwość zobaczenia raportu sprzedaży w CT. UWAGA! Ten wygenerowany raport będzie obejmował sprzedaż, straty, testy jakości. Ten raport szybko i sprawnie pokazuje nam zejście produktu ze stanu w wybrany dzień.
Wybieramy sprzedaż >> raporty>> mix sprzedaży
Datę księgowania nie zmieniamy. Wybieramy początek i koniec zakresu dat, czyli dzień, który nas interesuje (który chcemy sprawdzić pod kątem np. ile wynosiła sprzedaż kawałków ciast). Dalej klikamy przycisk “pobierz”.
Pojawi się tabela. W nazwie receptury znajdziecie spis produktów, w transakcjach - ilości wydanych produktów. To będą 2 rzeczy, które was będą interesować, jeśli chcecie wykorzystać to narzędzie do planowania zamówień.
W tej tabeli znajdziecie też nr produktu, na jaką kwotę była sprzedaż produktu i jaki jest koszt produkcji dla firmy konkretnego produktu.
Tabela produktów na zgrzewki/paczki
Produkt | Ile zamawiam | Ile przyjmuję | Ile przyjmuje system |
Kawa/SO | 1 karton | 1 | 8 kg |
Mleko UHT/ UHT 0.5% | 12 (wielokrotności) | 12 | 12 l |
Napój sojowy, kokosowy, owsiany | 1 sztuka | 1 | 1 sztuka |
Owoce sokowe | 1 worek | 1 | 5 kg |
Bagietki | 1 karton | 1 | 20 sztuk |
Bułeczki | 1 karton | 1 | 36 sztuk |
Spianata | 1 karton | 1 | 13 sztuk |
Dash water | 12 (wielokrotności) | 12 | 12 sztuk |
Yerbata | 12 (wielokrotności) | 12 | 12 sztuk |
Sok jabłkowy | 12 (wielokrotności) | 12 | 12 sztuk |
Drożdżówki/Piszingery/rugelachy | 1 opakowanie | 1 | 4/6 sztuk |
Smoothie | 1 paczka zawierająca 5 saszetek | 1 | 5 saszetek w opak. zbiorczym |
Mieszanka owoców leśnych | 1 karton | 1 | 6 paczek po 280 g |
Cukier biały | 1 zgrzewka | 1 | 10 kg |
Frappe powder | 1 karton | 1 | 10 paczek |
Jak uzgadniać dostawy w Reconcilerze
Uzgadnianie dostaw w Reconcilerze
Po zalogowaniu się do aplikacji Reconciler wybierz dostawę, która Cię interesuje. Sugeruj się datą dostawy oraz informacją Submitted. Dostawy opisane jako Reconciled oznaczają, że są to dostawy już uzgodnione.
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie zgodności dostawy poprzez odznaczanie kolejnych pozycji:
Po sprawdzeniu dostawy klikamy przycisk “reconcile”.
Należy pamiętać, że dostawę powinno się uzgadniać niezwłocznie po sprawdzeniu. Najpóźniej do 10:00 danego dnia.
Uzgadnianie nowych produktów
W przypadku, gdy do oferty zostaje wprowadzony nowy produkt, należy pamiętać, aby w dzień rozpoczęcia sprzedaży uzgodnić dostawę przed faktycznym rozpoczęciem sprzedaży. Dzięki temu koszt produktu zostanie poprawnie wczytany.
Uzgodnienie produktów non-food
Sposób przyjmowania na stan produktów non-food różni się w zależności od dostawcy. Jeśli zamawiamy produkty z ECG np. Filiżanki, opaski ochronne na kubki 2GO, pompki do syropów/sosów pojawiają się nam one na WZ papierowej jak i na WZ w Reconcilerze. W tym przypadku postępujemy standardową procedurą przyjmowania dostaw. Sprawdzamy stan rzeczywisty naszego zamówienia z WZ papierową zaznaczając czy dany produkt przyjechał bądź nie, a następnie przyjmujemy/zmieniamy wartość w WZ w Reconcilerze.
Jeśli zamawiamy produkty z UniPack np. Kubki 2GO, talerze na ciasta te produkty nie widnieją nam w systemie Reconciler. Przyjmując zamówione produkty zaznaczamy je na WZ papierowej. Jeśli dany produkt nam nie przyjdzie a widnieje na WZ powinniśmy zgłosić brak do Arkadiusza Marciniaka. Jednak często jest tak, że dane produkty które zamawiamy nie zostają do nas dostarczone zostają z automatu usunięte z WZ.
Przed zrobieniem zamówienia z UniPack warto zerknąć na maila i sprawdzić co jest w magazynie (mail jest wysyłany we wtorek, czwartek i piątek z listą produktów, których nie ma w magazynie albo już się pojawiły).
WZ papierowa vs Reconciler – Nr faktury
Faktura papierowa powinna mieć pokrycie w fakturze uzgadnianego zamówienia w Reconciler. Jednakże należy pamiętać, że to dane dostawy z Reconciler tworzą faktyczny stan magazynowy w CT.
W przypadku dostaw z Muffia numer faktury tj. Invoice pojawia się automatycznie.
W przypadku Eurocash często koniecznym jest wpisanie numeru faktury.
W przypadku rozdzielonych faktur należy wpisać numer z faktury dodając cyfrę. Np. 8051972139-2.
Reklamacje
Reklamacje ilościowe
Podczas przyjmowania dostawy należy upewnić się, że rzeczywista ilość produktów pokrywa się z ilością w Reconciler.
Kolumna PHYS mówi nam, ile produktu fizycznie przyjmujemy na stan magazynowy. Jeśli ilość dostarczonych produktów nie zgadza się, należy zmienić wartość PHYS. na wartość rzeczywiście przyjętą. Przykładowo w przypadku pasty jajecznej, jeśli została dostarczona jej tylko 1 szt. zmieniamy wartość PHYS. na 1.
Następnie klikamy w trzy kropki w prawym górnym rogu przy danym produkcie.
W następnej kolejności musimy określić qualitative judgment, klikamy add. W tym przypadku wybieramy item under delivered, potwierdzamy done.
Jeśli została dostarczona nadprogramowa ilość produktu i chcemy przyjąć ją na stan, należy zmienić wartość PHYS. na ilość rzeczywiście przyjmowanego produktu oraz doprecyzować qualitative judgment, zaznaczając opcję item over delivered.
Reklamacje jakościowe
W przypadku uszkodzenia opakowania produktów albo temperatury poza limitem należy w Qualitative Judgment zaznaczyć opcję product damaged albo product out of temp i załączyć zdjęcie zrobione tabletem.
Jeśli musimy złożyć reklamację jakościową produktu już po uzgodnieniu dostawy należy edytować zamówienie w Crunchtime w panelu Ostatnie zamówienia dostawców.
Postępujemy podobnie jak z poziomu tabletu. Musimy zmienić ilość PHYS (fizyczną) produktu (reklamując produkt nie chcemy go zawrzeć w stanie magazynowym więc musimy zmienić tę wartość), to wszystko w zakładce Uzgodnij.
Przechodząc do zakładki Przydziel będziemy w stanie dodać ocenę jakościową, czyli qualitative judgment – product damaged (photo).
Zgłaszając reklamację na komputerze, zdjęcie dodajemy klikając w dodaj plik. Pamiętaj, aby nigdy nie zmieniać nazwy zdjęcia po dodaniu.
Skorygowanie zamówienia już uzgodnionego jest możliwe również pod kątem pomyłki ilościowej. Wówczas po zmianie wartości fizycznej, w ocenie jakościowej wybierzemy np. Item uder delivered albo item over delivered.
Zmian w uzgodnionej dostawie możemy dokonać do poniedziałku następnego tygodnia do max 12:00, ale nie później niż termin przydatności danego produktu (tutaj koniecznie należy zwrócić uwagę na terminy przydatności produktów z Muffii).
Korygowanie dostaw
Każdą przyjętą dostawę możemy edytować w systemie CrunchTime. Możemy to zrobić każdego dnia od poniedziałku do niedzieli w obrębie jednego tygodnia. W każdy poniedziałek system sam księguje nam ubiegły tydzień, jednocześnie uniemożliwiając nam korektę zaległych dostaw. Co zrobić, aby skorygować przyjętą dostawę?
- Jak w przypadku reklamacji – logujemy się do CT
- Przejdź do zakładki ZAKUPY ostatnie zamówienia dostawców
- Zamówienia można posortować datami, klikając dwukrotnie w pole „Prześlij datę/godzinę – wówczas na górze pojawią nam się zamówienia możliwe do edycji
- Wyszukujemy interesującą nas dostawę
- Z kolumny „Akcje” wybieramy polecenie EDYTUJ
- Po otwarciu zamówienia możemy edytować dowolnie każdą wartość w kolumnie ILOŚĆ FIZYCZNA, należy jednak pamiętać, że każda zmiana wiąże się z przydzieleniem powodu w zakładce „Przydziel”
- Jeśli wybieramy ocenę Jakościową, konieczne jest dodanie zdjęcia używając funkcji “Dołącz pliki”
- Po wykonaniu wszystkich zmian, wybieramy w prawym górnym rogu polecenie „ZAPISZ”
W przypadku, w którym chcemy wykonać korektę na zamkniętym tygodniu, należy zgłosić się do AM, by otworzył nam potrzebne do korekty tygodnie.
Dziennik zakupów
Dziennik zakupów pomaga sprawdzić, czy dostawy zostały prawidłowo uzgodnione.
- Zaloguj się do systemu CT
- Wejdź w zakładkę Zakupy>> Raporty>> Dziennik zakupów
- Wybierz początek i koniec zakresu dat: odpowiednio poniedziałek i niedziela danego tygodnia i pobierz dane
- Klikając w niebieski numer w polu Faktura, możesz sprawdzić, czy dostawa została prawidłowo uzgodniona
- Jeśli w kolumnie Odchylenie znajduje się wartość, oznacza to, że podczas uzgadniania wprowadzono korekty w ilościach fizycznych. Jeśli znajduje się wartość 0, oznacza to, że nie dokonano żadnych korekt, a wszystkie pozycje zostały zarejestrowane jako dostarczone
Czy ten artykuł był pomocny?
To wspaniale!
Dziękujemy za opinię
Przepraszamy, że nie udało nam się pomóc!
Dziękujemy za opinię
Wysłano opinię
Doceniamy Twój wysiłek i postaramy się naprawić artykuł