Transfery

SPIS TREŚCI

• Rejestracja i akceptacja transferu
• Brak produktu na stanie
• Kawiarnie produkcyjne
• Transfery HO

Rejestracja i akceptacja transferu

Rejestracja transferu

Po pozwoleniu na transfer od AM, musi on zostać zarejestrowany tego samego dnia. Transfer w CT wpisujemy po jego realizacji. Jest za to odpowiedzialna kawiarnia, z której jest wydawany produkt. Kawiarnia, która przyjmuje dany transfer ma obowiązek zaakceptować go do końca dnia. W razie komplikacji z uzgodnieniem transferu kawiarnia musi dać komunikat, że potrzebuje więcej czasu na uzgodnienie dostawy.

Aby zarejestrować transfer w systemie CT musimy wykonać następujące kroki:

Magazyn >> stwórz transfer >> utwórz przekazanie lokalizacji

Wybieramy z jakiej kawiarni do jakiej był realizowany transfer. Weryfikujemy czy nazwy kawiarni zgadzają się. Sprawdzamy datę przeniesienia. Przycisk kontynuuj. 

Pobieramy listę produktów.

W liście produktów zaznaczamy ilości transferowanych jednostek. Dalej przycisk “dodaj wybrane produkty”. Weryfikujemy następujące rzeczy PRZED wysłaniem transferu:

• z jakiej lokalizacji przekazanie;
• do jakiej lokalizacji przeniesienie;
• data transakcji;
• nazwę produktu;
• ilość rozchodową.

Jeśli wszystko się zgadza klikamy przycisk “prześlij”.

Akceptacja transferu

Na pulpicie w zadaniach na dziś będą widoczne też transfery do zaakceptowania. 

Wybieramy interesujący nas odbiór przeniesienia lokalizacji. Weryfikujemy następujące rzeczy PRZED wysłaniem transferu:

• z jakiej lokalizacji przekazanie;
• do jakiej lokalizacji przeniesienie;
• data transakcji;
• nazwę produktu;
• ilość rozchodową. 

Jeśli wszystko się zgadza klikamy przycisk” uzgodnij”.

Jeśli wszystko się udało, to powinien pojawić się komunikat “to przekazanie zostało pomyślnie uzgodnione”.

Brak produktu na stanie

Transfer nie może być uzgodniony, jeśli danego produktu jest mniej niż ilość rozchodowa. 

Co zrobić w danej sytuacji?

• Zweryfikować produkt w dzienniku rezerwacji.

1. Magazyn>>dziennik rezerwacji. W filtrach szukamy produkt.
2. Sprawdzamy ilości w dostawie. Podejrzane duże ilości wpisywane na straty, schodzące ze stanu magazynowego.

Jeśli dostawa się nie zgadza ze stanem rzeczywistym (weryfikacja z papierową WZ), musimy edytować WZ. Później wrócić do transferu i uzgodnić.

• Jeśli wszystkie WZ się zgadza, sytuacje zgłaszamy do KK. Wtedy KK sprawdza wszystko jeszcze raz. 
• Jeśli nie udaje się znaleźć przyczynę rozbieżności/ nie jesteśmy w stanie naprawić tej rozbieżność, czekamy na dostawę kolejnego dnia, żeby ilości weszły na stan magazynowy i była możliwość uzgodnienia transferu.

Przykład: 

Transfer nie może być uzgodniony, ponieważ ilość kawy przelewowej na stanie jest na minusie. Został wygenerowany raport z dziennika rezerwacji. Przy sprawdzeniu dostaw znaleziono 1 dostawę z nieprzyjętym kartonem kawy przelewowej (ilość rozchodowa była na “0”).

Na papierowej WZ ten produkt był. Dostawa została edytowana. Ilość dostępna w miejscu przechowywania się zgadza.

Wracamy to uzgodnienia transferu.

Kawiarnie produkcyjne

Zużycie produktów w CrunchTime odbywa się poprzez nadaną mu recepturę. Przykładowo, sprzedaż na kasie bagietki z indykiem, jest rozumiane przez CT jako zużycie grupy poszczególnych półproduktów:

Oznacza to, że w dzienniku rezerwacji pojawia się zużycie danego półproduktu z oznaczeniem typu transakcji „Miejsce pracy”. Wyjątkiem od tej reguły są kawiarnie produkujące oraz otrzymujące bagietki. Dla ułatwienia ewidencji produkcji na tych kawiarniach, założone zostało dwustopniowe zużycie produktu. Zużycie bagietki z indykiem na kasie powoduje w pierwszej kolejności zużycie poszczególnych półproduktów z oznaczeniem typu transakcji „Konsumpcja produkcji”:

Następnie, po zużyciu każdego półproduktu potrzebnego do przygotowania danej bagietki, system tworzy wirtualny produkt „Bagietka indyk jalapeno”. W dzienniku rezerwacji tego produktu pojawia się „Produkcja” w kolumnie Typ transakcji, a następnie „Miejsce pracy” jako zużycie:

Ta produkcja dotyczy tylko i wyłącznie bagietek zużywanych w danej kawiarni produkcyjnej. Aby wyprodukować bagietki na transfer, należy użyć opcji „Utwórz codzienne przygotowanie” w zakładce „Produkcja”.

Bagietki na produkcję dla kawiarni otrzymującej bagietki należy zarejestrować w module produkcyjnym na koniec każdej zmiany.

Uzupełnienie produkcji spowoduje pojawienie się w dzienniku rezerwacji dodatkowej produkcji, którą należy następnie wytransferować przy użyciu opcji „Stwórz transfer” z zakładce „Magazyn”. Na powyższym zdjęciu widoczne są 4 operacje przeprowadzone przez system i użytkowników CT:

• 6 „Produkcji” po jednej bagietce wykonane przez użytkownika Connex – to jest automatyczna produkcja bagietek na zużycie we własnej kawiarni (w tym przypadku Chmielna)
• 1 „Miejsce pracy” na 8 sztuk bagietek – zużycie zarejestrowane we własnej kawiarni (Chmielna)
• 1 „Produkcja” 11 bagietek wykonana przez użytkownika 82139 – produkcja przekazana kawiarni otrzymującej bagietki (w tym przypadku Astoria)
• 1 „Przekazanie lokalizacji” 11 bagietek wykonane z kodu ogólnego – przekazanie wykonanych przez użytkownika 82139 bagietek dla kawiarni docelowej (Astoria)

Należy zauważyć, że bilans na koncie bagietek zawsze powinien wynosić zero. System produkuje i zużywa dokładnie tyle samo bagietek, a po stronie użytkownika jest dopilnowanie, aby bagietki wyprodukowane na kawiarnię odbierającą zostały w odpowiedniej liczbie wytransferowane.

Transfer należy wykonać niezwłocznie po wprowadzeniu produkcji na koniec zmiany. Jest to konieczne, ponieważ jeśli w systemie pojawią się manualnie wyprodukowane bagietki, system będzie chciał je zużyć w pierwszej kolejności w formie „Miejsca pracy”, zamiast samemu tworzyć je poprzez automatyczną produkcję.

Kawiarnie otrzymujące wyprodukowane bagietki operują na nich jak na całych produktach. Każda sztuka otrzymanej bagietki będzie zużywana przez system po użyciu odpowiadającego jej przycisku na kasie. Jeśli na koniec okresu suma transferów (dostaw) nie uzgadnia się z sumą zużycia (miejsce pracy) należy przeanalizować ewidencję sprzedaży/strat/spożyć na kasie, oraz przyjęcie transferów od kawiarni produkcyjnej.

Transfery HO

Istnieją 3 wyjątkowe sytuacje, w których konieczne jest wykonanie transferu na konto „CNHO – centralny bank produktów”:

1. Bank ciast – jeśli w Twojej kawiarni został założony przez AM bank ciast, konieczne jest wyprowadzenie kosztu niezużytych ciast na koniec weekendu. Kawiarnia, która magazynuje ciasta w ramach banku w pierwszej kolejności przyjmuje nadprogramowe ciasta w ramach dostawy z Muffii. Następnie, ciasta są wysyłane do kawiarni odbierających transfer, co stopniowo wyrównuje stan magazynowy. Może wystąpić sytuacja, w której na koniec weekendu w banku ciast pozostają ciasta, które nie zostały wytransferowane. Aby nie generować strat na kawiarni mieszczącej bank ciast, nadprogramowe ciasta należy wysłać transferem na konto CNHO – centralny bank produktów oraz napisać maila z informacją o liczbie ciast zutylizowanych na koniec weekendu. W kopii maila należy załączyć AM, Irenę Rokicką, Macieja Drabika i Macieja Jacyka.
2. Event – jeśli w Twojej kawiarni odbywa się event zaplanowany przez dział Marketingu, podczas którego wydajesz za darmo produkty zamówione do kawiarni przez CT, konieczne jest wyprowadzenie kosztu tych produktów. Jako że również w tym przypadku powstaje wejście produktu na magazyn w formie zwykłej dostawy, ale nie zostaje zarejestrowane wyjście (sprzedaż na evencie nie jest rejestrowana na kasie), należy wszystkie wydane za darmo produkty wytransferować na koniec dnia na konto CNHO – centralny bank produktów, oraz napisać maila z informacją o zużyciu podczas eventu. W kopii maila należy załączyć AM, Irenę Rokicką, Sylwestra Błażejczyka, Macieja Drabika i Macieja Jacyka.
3. Testy produktowe/szkolenia BI – jeśli z Twojej kawiarni zużywane są produkty przez działy Food lub Coffee na poczet testów lub szkoleń nowych baristów, taki koszt należy przerzucić na biuro. Analogicznie do poprzednich sytuacji, na koniec testu/szkolenia należy podsumować produkty wydane odpowiednim działom i wytransferować na konto CNHO – centralny bank produktów, oraz wysłać maila z podsumowaniem zużycia na poczet testów/szkoleń. W kopii maila należy załączyć AM, Irenę Rokicką, Szefa działu produktowego, Macieja Drabika i Macieja Jacyka.