SPIS TREŚCI
- Zamknięcie otwartych tygodni inwentaryzacyjnych
- Wprowadzanie danych przez Counter
- Po przeniesieniu danych do Net-Chef | Crunchtime
- Korygowanie inwentaryzacji
- Analiza inwentaryzacji
- Inwentaryzacja w kawiarniach piątkowych/sobotnich
Zamknięcie otwartych tygodni inwentaryzacyjnych
Po wpisaniu wszystkich policzonych wartości przychodzi moment zapisania i zamknięcia okresu inwentaryzacyjnego. Są dwa sposoby na zakończenie tego procesu:
- Ręczne zamknięcie okresu
Jeśli wszystkie operacje z danego tygodnia nie zostały zamknięte lub wprowadzane były korekty inwentaryzacyjne, konieczne jest manualne zamknięcie tygodnia. System informuje nas o braku zamknięcia tygodnia na pulpicie:
W takiej sytuacji należy w pierwszej kolejności zaksięgować inwentaryzację (nawet jeśli to automatyczna inwentaryzacja w środku miesiąca):
Należy dokonać edycji, uzgodnienia w drodze wyjątku oraz zapisać inwentaryzację:
A następnie zaksięgować magazyn w sekcji Administracja:
System poinformuje nas o zamówieniach, zużyciu oraz końcowym stanie magazynu:
2. Automatyczne zamknięcie okresu z końcem tygodnia
Jeśli wszystkie operacje przeprowadzone w danym tygodniu zostaną poprawnie zatwierdzone (dostawy, transfery, inwentaryzacja), to system automatycznie zamknie okres.
Wprowadzanie danych przez Counter
Counter jest aplikacją bezpośrednio zsynchronizowaną z systemem CrunchTime. Jej głównym zadaniem jest ułatwienie zliczania nam inwentaryzacji, a konkretnie wprowadzania danych do systemu. Aplikację można znaleźć zarówno na tablecie kawiarnianym, jak i na telefonie KK.
Logowanie do aplikacji:
Podczas logowania się do aplikacji prywatnym loginem w ustawieniach należy zaznaczyć "single sign on", jeśli logujemy się danymi kawiarnianymi nie zaznaczamy tej opcji. Adres URL to: https://cng.net-chef.com
Aby zalogować się do aplikacji należy użyć danych do logowania do OKTA.
Po zalogowaniu aplikacja przeniesie nas do głównego pulpitu, gdzie znajdziemy datę z najbliższą inwentaryzacją
Zliczanie danych w aplikacji:
Aby rozpocząć liczenie należy kliknąć w "Final for Post" dla interesującej nas daty.
W lewym dolnym rogu sprawdź, czy aplikacja jest online - to gwarantuje zapis danych w aplikacji.
Wybieramy magazyn, od którego chcemy rozpocząć liczenie produktów.
W lewym dolnym rogu blokujemy magazyn używając komendy "Claim". W przypadku, kiedy nie zablokujemy magazynu, aplikacja nie pozwoli nam wpisywać danych. To funkcja umożliwiająca nam liczenie produktów na więcej niż jednym urządzeniu.
Wpisujemy ilości tylko dla produktów, które mamy na stanie. Możemy pomijać wpisywanie 0 dla produktów, których nie ma w danym magazynie.
Po zakończeniu liczenia magazynu wybieramy: Complete - prawy dolny róg, co zamknie nam magazyn.
Do magazynu można wrócić w dowolnej chwili ponownie w niego klikając i wykonując powyższe kroki.
Inwentaryzację powinniśmy zliczać tylko w aplikacji. W przypadku, w którym nie przypiszemy produktu do konkretnego magazynu, ale mamy go na stanie, możemy go wyszukać przez pozycję "All Storage Locations" - to pole które zrzesza wszystkie magazyny i pozwala wyszukać produkt w dowolnej lokalizacji.
Po zakończeniu liczenia przenosimy dane do systemu CT za pomocą przycisku SYNC. Warto przed wykonaniem akcji upewnić się, czy aplikacja jest na pewno online.
Alternatywne wprowadzanie danych
Jest druga opcja wprowadzania inwentaryzacji – bardziej old schoolowa, czyli spisywanie danych na kartce.
Ta metoda pozwala monitorować - już podczas liczenia – czy nasze stany teoretyczne i fizyczne się pokrywają.
- Wejdź w Magazyn>>Raporty>>Aktualny Stan Magazynu
2. Następnie odznacz Podsumuj kliknij Pobierz
3. Uporządkuj widok klikając w strzałkę przy nazwie dowolnej kolumny>>Kolumny (zaznaczone zostaw tylko: Nazwa produktu, Ilość do dyspozycji, Jednostka magazynowa i Wartość do dyspozycji)
Dzięki temu otrzymamy czytelny widok listy produktów
4. Tak przygotowaną tabelkę drukujemy wybierając ikonę drukarki, wybieramy Format pliku EXCEL i następnie klikając Eksportuj
5. Wygenerowany plik otwieramy i dodajemy kolumnę do wpisywania danych.
Taki plik drukujemy.
Dzięki takiej formie możemy analizować stany fizyczne z teoretycznymi, mamy poukładane produkty wg naszych magazynów, podczas analizy inwentaryzacji mamy możliwość przeanalizowania, czy to co wpisaliśmy w system pokrywa się z tym co mamy na kartce.
Alternatywne sprawdzanie danych
Jeżeli nie masz pewności ze zorientowaniem się, czy policzyłeś wszystkie produkty, jest na to prosty sposób:
- Wejdź w Magazyn>>Raporty>>Aktualny Stan Magazynu
- Następnie kliknij Pobierz
- Uporządkuj widok klikając w strzałkę przy nazwie dowolnej kolumny>>Kolumny (zaznaczone zostaw tylko: Nazwa produktu, Ilość do dyspozycji, Jednostka magazynowa i Wartość do dyspozycji)
- Dzięki temu otrzymamy czytelny widok listy produktów
- Tak przygotowaną tabelkę drukujemy wybierając ikonę drukarki i następnie klikając Eksportuj
- Wygenerowana do pliku pdf tabelka pokazuje jaką teoretyczną ilość danego produktu powinieneś mieć na stanie.
- Jeżeli naliczyłeś na inwentaryzacji tylko 4 sztuki Kapsułek Decaf to może warto sprawdzić jeszcze w innym miejscu, w którym może być np. zapomniana szafka. Może jeszcze je znajdziesz i stan magazynowy będzie się zgadzał.
Jeśli Ci to pomoże to na tej kartce możesz też odznaczyć sobie jakie produkty już policzyłeś. Pomoże Ci to nie pominąć produktów.
Po przeniesieniu danych do Net-Chef | Crunchtime
W drodze wyjątku
Każda pozycja w inwentaryzacji musi mieć zarejestrowaną wartość niezależnie od tego, czy jest to 100szt, czy 0. Niemniej nie musimy uzupełniać zer sami - zrobi to za nas przycisk "W drodze wyjątku", który uzupełnia wszystkie puste pola spisu. Po zsynchronizowaniu aplikacji Counter z systemem CT, rozpoczynamy akcje na komputerze, by ostatecznie zakończyć spis. Aby przejrzeć spis wykonujemy poniższe kroki:
- Zaloguj się do Crunchtime.
- Magazyn>>Przeglądaj magazyn.
- Wybierz wprowadzanie danych - z prawej strony ekranu, zostanie wyświetlony arkusz zliczania danych, sprawdź czy wszystkie dane zostały poprawnie zsynchronizowane.
- Aby uzupełnić puste pola wybierz "W drodze wyjątku" - z prawej strony ekranu.
- Zapisz i przejrzyj - aby przejrzeć dane, z możliwością edycji, jeśli znajdziesz błąd
PAMIĘTAJ: poprawiaj błędy na tablecie, ponownie używając funkcji SYNC - tylko w taki sposób unikniesz cofania korekt. Każda zmiana wprowadzona na komputerze, po ponownym otwarciu inwentaryzacji do poprawek nie zostanie zapisana.
Stan magazynu przed zapisaniem (wysokie kwoty)
Opcja zapisz i przejrzyj daje możliwość edycji przy wprowadzaniu danych. Strona analizy pozwoli nam sprawdzić końcowe wartości dla danego produktu jakie wpisaliśmy podczas zliczania.
Aby znaleźć ewentualne błędy należy:
- Wejść w zsynchronizowany spis.
- Posortować wartości w kolumnie "Fizyczny" lub "Wartość", klikając w wybraną kolumnę.
- Podczas sortowania od największej, najłatwiej będzie znaleźć produkty, które mocno odbiegają od rzeczywistego stanu.
- Jeśli zauważyłeś błąd - wybierz "Edytuj" - wtedy system przeniesie cię z powrotem do spisu, by edytować wartości - edycji dokonaj na tablecie w aplikacji Counter, po edycji zsynchronizuj dane.
- Jeśli jednak nie ma błędów należy zamknąć inwentaryzację.
Jak zamknąć otwartą inwentaryzację?
Przyciskiem “Zapisz i przejrzyj” przechodzimy do etapu ostatniej szansy na sprawdzenie i cofnięcie się do poprawienia danych.
Jeżeli wszystko się zgadza wciskamy “Zapisz i zamknij” co zamyka nam inwentaryzację.
Wystarczy już tylko zaksięgować okres przechodząc do zakładki Administracja>>Zaksięguj magazyn lub na pulpit klikając w zadanie!
Korygowanie inwentaryzacji
Po wprowadzeniu danych i zamknięciu inwentaryzacji nie można już jej zmieniać. W takiej sytuacji należy zgłosić się do swojego AM z prośbą o ponowne otwarcie okresu inwentaryzacyjnego. Dopiero wtedy jesteśmy w stanie wprowadzać poprawki.
Przy ponownym otwarciu okresu AM wysyła na maila wygenerowane pierwotnie zapisane dane, bo zdarza się sytuacja, gdy te pierwsze wartości zostają wyzerowane.
Po wprowadzeniu korekty należy jeszcze raz sprawdzić stan magazynowy w Magazyn -> Raporty -> Podsumowanie stanu magazynu, czy aby na pewno wykryliśmy wszystkie błędy i nic nam nie umknęło.
Po upewnieniu się, że dane są poprawnie wprowadzone należy ponownie zamknąć inwentaryzację manualnie.
Czas na zmiany jest maksymalnie do wtorku do końca dnia!
Analiza inwentaryzacji
Korzystanie z raportu Podsumowanie stanu magazynu
Aby dokładnie przeanalizować inwentaryzację należy skorzystać z raportu Podsumowanie stanu magazynu. Na początek wybieramy odpowiedni zakres dat, czyli od pierwszego poniedziałku po ostatniej inwentaryzacji do daty obecnej inwentaryzacji. Po wybraniu odpowiednich dat klikamy przycisk Pobierz.
Wyświetli się nam raport, w którym, dla każdego produktu, którego używamy w kawiarni, otrzymamy jego aktualny stan oraz jego odchylenie (nadmiar lub niedomiar) powstałe przez okres między dwiema inwentaryzacjami. 
W raporcie najbardziej przydadzą się nam kolumny:
Ilość początkowa - ilość wpisana w czasie poprzedniej inwentaryzacji
Odebrano ilość - ilość przyjęta wraz z dostawami
Sprzedana ilość - ilość zarejestrowana na kasie
Ilość teoretyczna - ilość wyliczona przez Crunchtime, na podstawie wcześniejszych kolumn
Ilość fizyczna - ilość wpisana w czasie obecnej inwentaryzacji
Ilość łącznego odchylenia - różnica między ilością fizyczną, a teoretyczną (coś zaginęło albo rozmnożyło się)
Łączne odchylenie zl - ilość odchylenia, ale pomnożona przez koszt jednostkowy (wartość zaginionych lub rozmnożonych produktów)
Aby poprawnie przeanalizować inwentaryzację powinniśmy zbadać największe odchylenia zarówno ilościowe, jak i wartość odchylenia. Gdybyśmy patrzyli tylko na odchylenie ilościowe to możemy ominąć takie nieprawidłowości jak brak 6kg kawy, czy 5kg Frappe Latte Powder, które przy analizie kolumny Łączne odchylenie zl będą już bardzo istotnymi odchyleniami. W drugą stronę nie możemy też pominąć analizowania kolumny Ilość łącznego odchylenia, bo brak 12 kawałków Oskara również jest podejrzany, mimo, że w kolumnie Łączne odchylenie zl nie będzie to największe odchylenie.
Sortujemy potrzebne kolumny klikając na daną kolumnę lub po wybraniu strzałki wybieramy odpowiednią komendę. Badamy największe odchylenia na “+” i na “-” dla kolumny ilości i wartości. Zarówno brak czegoś, jak i nadmiar, nie jest prawidłowy.
Filtr na produkty spożywcze
Niektóre produkty, które są ujęte w naszym raporcie, nie są uwzględniane do wyniku całościowego inwentaryzacji. Aby nie uwzględniać już ich przy analizie możemy wyfiltrować produkty, wybierając Typ produktu: Zapasy i przycisk Zastosuj.
Kontrola produktów wzajemnie się uzgadniających
Zanim będziemy szukać jakiegoś braku, warto zbadać czy dany produkt nie uzgadnia się z innym, podobnym. Może to wynikać np. z błędnego nabijania produktu na kasie lub wymiany produktu przy zamówieniu delivery. W poniższym przypadku widzimy, że od poprzedniej inwentaryzacji zaginęły nam 4 muffiny jagodowe.
Korzystamy z filtra w prawym górnym rogu:
W nazwie produktu wpisujemy część nazwy wspólną dla kilku produktów:
Po skontrolowaniu całej grupy produktów widzimy, że odchylenie nie jest już tak duże.
Takimi produktami mogą być różne smaki tego samego produktu, woda gazowana/niegazowana albo np. mleko UHT i mleko świeże. Jeśli takie różnice znajdujemy w każdej inwentaryzacji to znak, że najprawdopodobniej należy ponownie przeszkolić zespół z prawidłowego korzystania z kasy i oferty dostępnej w kawiarni.
Częste błędy i sposób postępowania
Przypadek 1
W powyższym przykładzie wyfiltrowaliśmy produkty o największym łącznym odchyleniu.
- Widzimy, że błąd związany z produktem Cukier Biały to najprawdopodobniej błąd przyjęcia dostawy (100kg zamiast 10kg). Wchodzimy w Dziennik rezerwacji i szukamy danego produktu. Odczytujemy w jakim dniu nastąpiła pomyłka. Jeśli mamy znaleziony błąd to po otwarciu danego tygodnia, w zakładce Zakupy, możemy edytować dostawę i przyjąć ją prawidłowo.
- Kolejne rzucające się w oczy odchylenie to 33 kawałki tarty ze świeżymi owocami. W tym przypadku rozwiązań może być kilka- brak zarejestrowania w Crunchtime transferów na 3 pełne ciasta (musimy upewnić się, czy wszystkie transfery zostały wysłane/uzgodnione), brak wpisania w czasie inwentaryzacji ilości fizycznej produktu (w raporcie widnieje wartość 0, więc możliwe jest, że przy wpisywaniu danych do spisu został ominięty ten produkt), dopisanie w czasie inwentaryzacji ilości tej tarty do tarty o innej nazwie (szukamy produktu o zbliżonej nazwie i korygujemy błąd)
- W przypadku bagietek i sera korycińskiego najprawdopodobniej wystąpił błąd braku wpisania ich ilości na inwentaryzacji, tutaj też ilość fizyczna to 0.
Przypadek 2
W powyższym przykładzie widzimy, że błąd wynika z błędnie wpisanej ilości sosu przy zeszłej inwentaryzacji. Błąd ten nie został skorygowany i będzie miał wpływ na tą inwentaryzację.
Przypadek 3
Przy dokładnej analizie warto również zapobiegawczo wyfiltrować kolumnę Odebrano ilość. W przypadku 0 w tej kolumnie, może to być znak, że któraś dostawa została nieprzyjęta. Oczywiście należy pamiętać, że brak dostawy danego produktu w danym okresie może również wystąpić, zwłaszcza przy produktach z bardzo długim terminem ważności. W poniższej tabeli produkty, które warto sprawdzić to np. Orzechy karmelizowane, Gorąca czekolada.
Przypadek 4
W powyższym zestawieniu zastawiające jest to, że brakująca ilość kawy równa jest właściwie ilości kawy, którą przyjmujemy w jednym kartonie. Wchodzimy w Dziennik rezerwacji i wyszukujemy podane produkty, dla danego okresu czasu. Dla obu produktów udało się ustalić dzień błędnie przyjętej dostawy. Po otwarciu danego tygodnia możemy edytować błędnie przyjętą dostawę.
Przypadek 5
W przypadku rozbieżności na produkty, które codziennie są używane i powinny codziennie występować w korekcie magazynowej, warto sprawdzić, czy rzeczywiście produkty te są codziennie wpisywane. W Dzienniku rezerwacji po wejściu w dany produkt wybieramy filtr na typie transakcji Korekta magazynowa i wybieramy Zastosuj. W otrzymanym raporcie widzimy, że korekty były wpisywane każdego dnia.
Inwentaryzacja w kawiarniach piątkowych/sobotnich
Kawiarnie zamykane w piątek lub sobotę posiadają specyficzny tryb zamykania inwentaryzacji. Jako że system CT postrzega każdy cykl tygodniowy jako zamykany w niedzielę, kawiarnie wymienione powyżej posiadają dwa zamknięcia tygodnia:
- Pierwsze w dniu inwentaryzacji, wykonywane po zaczytaniu spisu do CT
- Drugie w niedzielę, które jest zerową inwentaryzacją, taką jak w każdym innym tygodniu.
W związku ze specyfiką takiego zamknięcia, powyższe kawiarnie nie mają możliwości edycji przeszłych dostaw/strat po zaksięgowaniu okresu w niedzielę. Kierownicy takich kawiarni mają obowiązek przeanalizować raport inwentaryzacji oraz nanieść odpowiednie poprawki przed automatyczną inwentaryzacją w niedzielę. Po zamknięciu okresu w niedzielę można jedynie korygować zliczenie zamykające okres.
Dla kawiarni piątkowych i sobotnich specyficzna jest również analiza raportu inwentaryzacyjnego. W związku z automatyczną inwentaryzacją w niedzielę, wartości teoretyczne w raporcie zawsze będą równe rzeczywistym:
Do analizy służą w takim przypadku wartości z kolumn ”Ilość łącznego odchylenia” oraz ”Łączne odchylenie zł”.
Czy ten artykuł był pomocny?
To wspaniale!
Dziękujemy za opinię
Przepraszamy, że nie udało nam się pomóc!
Dziękujemy za opinię
Wysłano opinię
Doceniamy Twój wysiłek i postaramy się naprawić artykuł