Analiza inwentaryzacji - w poszukiwaniu zaginionej marży

Poradnik ma na celu pokazać Wam jak czytać wyniki. W połączeniu z tabelą wynik/marża pozwoli szybko zdiagnozować problem. Poradnik został napisany z myślą o pełnym cyklu inwentaryzacji miesięcznej, ale możecie śmiało z niego korzystać aby sprawdzać wyniki co tydzień (pamiętajcie, że Crunchtime robi inwentaryzację w każdą niedzielę!)

Dobrą praktyką jest w każdy poniedziałek usiąść na 10-15 min i przyjrzeć się temu co działo się w systemie w ostatnim tygodniu. Dokładne sprawdzenie Chrupka pozwala znaleźć i "załatać dziury". Dużo łatwiej i szybciej zrobić to w skali od niedzieli do niedzieli niż po miesiącu, gdy przyjdą wyniki inwentaryzacji.

Analizę po inwentaryzacji rozpoczynamy od wygenerowania raportu „Podsumowanie stanu magazynu” w sekcji „Magazyn”:

Dla raportu wybieramy zakres dat zgodny z inwentaryzacją:

Po wygenerowaniu raportu, sortujemy go po kolumnie „Łączne odchylenie zł” – to jest nasze missing margin. Sortujemy naciskając raz na nagłówek kolumny:

Po wysortowaniu przystępujemy do analizy. Jeśli produkt ma wysokie odchylenie wartościowe, szukamy jego przyczyn w analizie sztukowej przy pomocy kolumn:

• Ilość początkowa – ilość zarejestrowana na poprzedniej inwentaryzacji (czyli stan otwarcia obecnego cyklu)
• Odebrano ilość – łączna wartość dostaw oraz bilans transferów (przychodzące na + wychodzące na -)
• Sprzedano ilość – ilość sprzedaży/strat/spożyć zrealizowana na kasie
• Skorygowano ilość – najbardziej tricky, ta kolumna zawiera:
  1. Wartość poprawek inwentaryzacyjnych (w 99% są to straty półproduktowe rejestrowane w CT)
  2. Wartość wyprodukowanych produktów – bagietki/tortille/spianaty nie są wykazywane w pozycji „Sprzedana ilość” tylko tutaj. CT rozumie sprzedaż tych produktów jako ich produkcję z poszczególnych składników, a produkcja jest rozumiana przez CT jako korekta magazynu
• Ilość teoretyczna – teoretyczny stan zamknięcia przewidziany przez CT na podstawie wszystkich operacji przeprowadzonych przez pracowników kawiarni w okresie
• Ilość fizyczna – faktyczna ilość wynikająca ze spisu wykonanego na koniec okresu

Każda z powyższych kolumn może zasugerować gdzie leży powód wysokiej rozbieżności z inwentaryzacji.

Przykłady:

Mamy duże odchylenie na (-) na Ciasteczkach brzydkich. Jest to produkt, którego na co dzień zużywamy mało więc tak duże odchylenie budzi podejrzenia. Pierwszym testem który warto sprawdzić jest zestawienie ze sobą wejść i zejść produktu. Intuicyjnie:

• Dostawy powinny być zbliżone do sprzedaży produktu
• Sprzedaż produktu nie powinna przewyższać dostaw (chyba, że mamy wysoki stan początkowy)

W tym przypadku mamy 2kg dostaw oraz 1,64kg sprzedaży – wygląda to dobrze.

Co natomiast nie wygląda dobrze to ilość rozpoczęcia – na poziomie 8,8kg.

W przypadku takiego produktu jak Ciasteczka przyczyną rozbieżności jest błąd rejestracji na poprzedniej inwentaryzacji, który ma również wpływ na wynik inwentaryzacji obecnej.

Według identycznych kryteriów możemy przeanalizować rozbieżność na syropie karmelowym. Tym razem na pierwszy rzut oka widać dwa potencjalne problemy:

• Sprzedaż na poziomie niecałych 2l przy dostawach 5l
• Sprzedaż na poziomie niecałych 2l przy stanie początkowym 8l

Aby mieć pewność gdzie wystąpił błąd konieczne będzie przeanalizowanie „Dziennika rezerwacji”, który jest kompendium wiedzy nt. wejść i wyjść produktu ze stanu magazynowego.

Raport znajduje się sekcji „Magazyn”. Po jego wygenerowaniu filtrujemy w prawym górnym rogu nazwę produktu który nas interesuje

Celowo wybieram zakres dat o jeden tydzień przed poprzednią inwentaryzacją, aby zbadać jak system obliczał stan produktu przed wykonaniem inwentaryzacji.

System mówi nam, że ostatni tydzień marca rozpoczęliśmy ze stanem 1,26l syropu. Każdego dnia mamy zejście produktu w formie sprzedaży, do poziomu 0,825l. Takiej ilości syropu powinniśmy spodziewać się na inwentaryzacji. Na spisie tymczasem wprowadzona została ilość 8l syropu. Jednym  z najczęstszych błędów na inwentaryzacji jest postawienie przecinka w złym miejscu – 8l a 0,8l to spora różnica.

Wiemy już, że na pewno popełniono błąd na poprzedniej inwentaryzacji, ale dostawa 5l w okresie przy jednoczesnym zużyciu niecałych 2l również budzi podejrzenia. Aby zbadać dostawy filtrujemy „Dziennik rezerwacji” (w prawym górnym rogu) według typu transakcji jako „Zamówienie dostawcy”. Widzimy podsumowanie zamówień z całego cyklu inwentaryzacyjnego, można wywnioskować, że średnio raz w tygodniu zamawiamy jeden litr syropu:

Na poziomie kawiarni łatwo jest ocenić czy taka ilość dostaw syropu jest wysoka czy niska. Systemowo, możemy ją zestawić z łączną sprzedażą w okresie. Ponownie filtrujemy, tym razem wybierając typ transakcji „Miejsce pracy”

Lista jest znacznie dłuższa, ponieważ codziennie dokonujemy sprzedaży napojów z syropem karmelowym. W sumie łączne wyjście produktu wynosi 1,95l. Powody rozbieżności (poza błędną inwentaryzacją otwarcia) mogą być zatem dwa:

• Błąd przyjęcia zamówienia – finalnie do kawiarni nie dotarło 5l syropu w okresie
• Błąd pracy na kasie – brak poprawnej rejestracji sprzedaży np. poprzez używanie przycisku innego syropu lub brak rejestracji sprzedaży dodatku, przez co suma wyjścia produktów ze stanu jest niższa niż powinna być

Ciasta są produktem relatywnie łatwym do analizy, ponieważ liczymy je w sztukach. W tym przypadku widzimy, że pierwszy test (wejścia=wyjścia) pokazuje potencjalny błąd. Mamy zbyt mało sprzedaży/strat w porównaniu dostaw. W przypadku produktów z krótkim terminem przydatności nie mamy możliwości przyjęcia dużej dostawy i przechowania go na magazynie (co oznaczałoby wysoki stan końcowy) - jeśli produkt ma 48h przydatności to prawie cała suma dostaw z okresu musi zostać w nim zużyta (poza displayem z dnia inwentaryzacji). Ponownie przenosimy się do „Dziennika rezerwacji”, żeby przeanalizować sytuację dzień po dniu

Produkt mający 48h przydatności musi zniknąć ze stanu w ciągu dwóch dni. Oznacza to, że na koniec dnia nie możemy mieć stanu większego niż wartość dostaw przyjęta w danym dniu.

Na powyższym przykładzie widać, że ta zasada sprawdza się do 30 marca. Po zamknięciu dnia 29 marca w kawiarni zostało 20 kawałków Bezy, następnego dnia w dostawie przyjechało drugie 20. 30 marca na koniec dnia nie powinniśmy zatem mieć więcej kawałków Bezy niż 20, CT pokazuje że mamy 21. Analogicznie następnego dnia 31 marca na koniec dnia mamy 2 kawałki. 31 marca nie przyjechała żadna dostawa, więc nasz stan powinien się wyzerować – nasze skumulowane missing margin na tym etapie (po pierwszych 4 dniach okresu) wynosi już dwa kawałki.

Najczęstszym błędem w przypadku ciast jest niepoprawna praca na kasie. Może to być złe ciasto nabite podczas sprzedaży przez baristę (np. Beza Malinowa zamiast Wiśniowej), lub pominięcie/złe policzenie ilości nabijanych ciast na straty na koniec dnia przez KZ, ale też transfery, które nie są rejestrowane od razu.